Спойлер: Программа курса:
КУРС «АССИСТЕНТ НА МИЛЛИОН» 6 недель (80 часов)
1. Карьера и личный бренд ассистента
Марина Егорова (3 ч.)
Квалификация, профессиональные и личные качества, предъявляемые к ассистенту
сегодня;
Собственник бизнеса VS Наёмный руководитель: их представления об идеальном
ассистенте;
Возможности роста в карьере ассистента: ресепшен-секретарь, персональный
ассистент, личный помощник, бизнес-ассистент, менеджер проекта. Как быстро
достичь успеха?
Как стать ассистентом-брендом?
Чем отличается хороший ассистент от ассистента-бренда?
Стиль, ценности, принципы: как с их помощью сформировать сильный личный
бренд?
Как личный бренд влияет на успехи в карьере?
2. Концепция Managing up - система выстраивания рабочих отношений с Руководителем
(Гарвардская школа бизнеса)
Евгения Новикова (1,5 ч.)
Как выстроить отношения с Руководителем - анализ своего Руководителя, себя и
ваших рабочих отношений;
Как соответствовать ожиданиям руководителя и научиться ими управлять;
Как выстроить доверительные отношения и стать максимально эффективным
Ассистентом для своего Руководителя.
3. Конфиденциальность в работе ассистента
Александра Иванова (1,5 ч.)
Ассистент – точка входа и выхода информации в компании;
Конфиденциальность как главное качество ассистента;
Как работать с конфиденциальной информацией?
Защита конфиденциальной информации.
4. Соционика: как подобрать ключики к себе, к руководителю, к коллегам?
Марина Кривобокова (3 ч.)
Введение. Соционика и ассистент: зачем изучать? Как использовать?
Определение четырех основных психотипов: учимся разбираться в людях
(интерактив).
Сильные и слабые стороны каждого психотипа: знаем и умеем обыгрывать.
Как общаться и выстраивать отношения с каждым психотипом?
5. Time management. Как достичь Work-life баланса в работе персонального ассистента?
Марина Егорова (1,5 ч.)
Выстраиваем комфортный психологический климат с боссом, его дорогой
половинкой, родственниками и цветами жизни и с самим собой;
Фишки тайм-менеджмента: поставим «якоря», научимся съедать по утрам по
«лягушке» и приготовим «бифштекс из слона»;
Освободим себе время: борьба с поглотителями и «обезьянками»;
Учимся контролировать сроки и делегировать задачи.
6. Особенности работы с руководителем VIP уровня. Работа с экспатами
Валерия Пинигина (1,5 ч.)
В чем специфика работы с VIP-персоной? Плюсы и минусы;
Особенности life-style management и работы в Family Office;
Как наладить эффективную работу с руководителем-экспатом?
7. Стрессовые ситуации и стрессоустойчивость. Профессиональное выгорание.
Проблемы и решения
Яна Торий (3 ч.)
Групповая терапия.
Разбор неоднозначных кейсов и стрессовых ситуаций.
Как избежать профессионального выгорания и усталости?
8. Нетворкинг в работе бизнес-ассистента. Как вести себя на конференциях и
мероприятиях. Эффективные переговоры. Практикум-занятие
Марина Егорова + Виктор Бакитска (3 ч.)
Как заводить, поддерживать и использовать знакомства;
Как вести себя на конференции и налаживать профессиональные связи.
Навыки ведения эффективных переговоров.
Научимся умело уходить от ответов на ненужные вопросы.
9. Деловые коммуникации (с примерами на английском языке)
Екатерина Чегнова (школа английского языка «StarTalk») (3 ч.)
Научимся грамотно выстраивать деловые коммуникации, в т.ч. на английском
языке.
Научимся использовать аббревиатуры корректно
Вы получите самые используемы шаблоны писем на английском языке
10. Деловой стиль для персонального ассистента
Анастасия Калина, стилист Европейской академии имиджа (3 ч.)
Определим ваш психотип.
Составим базовый гардероб, женский и мужской
Обсудим важные детали образа успешного ассистента
БОНУС! Вы получите рекомендации от стилиста: список магазинов, где покупать одежду в
деловом стиле.
11. Делопроизводство
Лариса Иванова (8 ч.)
Документирование, делопроизводство, документооборот: разбираемся в понятиях
и нормативной базе.
Классификация управленческих документов: признаки, виды, системы
документации.
Разрабатываем и утверждаем альбом унифицированных бланков компании.
Отличия бланков писем и бланков внутренних документов. Особенности
оформления бланков зарубежным партнерам.
Составляем и оформляем документы по новому ГОСТу. Новые требования по
оформлению реквизитов документа.
Особенности составления и оформления организационных документов: политик,
положений, порядков, инструкций.
Разрабатываем и утверждаем унифицированные формы документов: приказов,
распоряжений, протоколов, актов, доверенностей.
Основные принципы составления деловых писем. Стиль и структура письма.
Психологические приемы воздействий в деловой переписке.
Внутрикорпоративная переписка. Бизнес-этикет электронной переписки.
Организовываем проведение деловых совещаний. Протоколирование.
Сложные вопросы подготовки документов иных систем документации:
бухгалтерской, договорной.
Организация работы с документами
Составляющие организации работы с документами. Основные характеристики и
принципы документооборота.
Алгоритм документооборота: жизненный цикл документопотоков и способы его
оптимизации.
Установление сроков прохождения и исполнения документов.
Организуем контроль исполнения документов. Технологии и инструменты
контроля.
Методы повышения исполнительской дисциплины и ответственность персонала
при работе с документами.
Внедряем и совершенствуем электронную систему управления документами.
Обзор и сравнительная характеристика возможностей систем.
Юридически значимый электронный документооборот: технологии внедрения и
развития.
Систематизация документов в делах. Правильное обозначение дел для
эффективного поиска документов.
Организуем оперативное хранение и использование документов.
Определяем сроки хранения документов. Ответственность руководителя за
соблюдение сроков хранения.
Организация архивного хранения и своевременное уничтожение документов.
12. Диджитал (8 ч.)
Excel с Николаем Ушаковым (2 ч.)
Типы данных и особенности ввода значений
Элементы интерфейса
Горячие клавиши, быстрые команды и функции
Автозаполнение
Выпадающие списки
Импорт данных из PDF
Мгновенное заполнение
Быстрый анализ
Трюки и хитрости
Power Point с Александрой Ютвалиной (2 ч.)
Важные нюансы эффективного оформления материала (дизайн слайдов)
Структуру эффективной презентации
Правила использования визуальных образов
Приемы эффективной подачи цифровых данных и графиков
Мобильный ассистент с Викторией Кулаковой (2 ч.)
Todo-листы
Таскеры
Travel: билеты, проживание, транспорт, навигация
Личные поручения
Отдых и рестораны
Безопасность, пароли и шифрование
Ментальные карты
Conference call
Мессенджеры для параноиков
VPN
Облачные сервисы: как, зачем и почему в работе помощника: плюсы и минусы
Яндекс Диска, Облака Mail.ru, Dropbox, Google Drive
Царство Google. Google-диск, Google-документы, Google-формы. Как Googleинструменты могут помочь в работе ассистента?
Вам не хватает времени? Как сэкономить час времени в день.
Как при помощи ноутбука и смартфона решать 80% задач руководителя
Как за полчаса научиться писать грамотно
Полезные функции Microsoft Outlook с Натальей Кощеевой (2 ч.)
Упрощаем работу с Outlook
Настройки условного форматирования
Управление почтой с помощью правил
Автоматизация работы с письмами
13. Этикет и протокол
Рогова Алевтина (8 ч.)
Понятие «этикет». Виды этикета. История этикета;
Отличительные особенности делового этикета и нормы поведения в офисе;
Деловые встречи, совещания: подготовка переговорной комнаты, поведение на
совещаниях, кофе-брейк и его особенности;
Гости в офисе: организация приема, угощение, гостевой этикет и бытовые
лайфхаки для персонального ассистента;
Речевой этикет и культура невербального общения: знакомство и представление,
позы и жесты;
Этикет дистантного общения: телефонный разговор и деловое письмо –
мобильный телефон и электронная почта, мессенджеры и социальные сети,
видеоконференция и конференц-колл;
Внешний вид делового человека: офисный стиль и корпоративный дресс-код.
Специфика подготовки визита иностранной делегации.
Учимся приглашать, поздравлять и соболезновать на бумаге. Знакомимся со
столовым этикетом на бизнес-ланче и официальном приеме.
Визитные карточки: история появления, виды визиток, требования к оформлению,
использование в деловой среде и как части имиджа, инновационные подходы – IT
технологии для визиток;
Приглашение: виды приглашений, особенности составления, способы рассылки,
правила ответа на приглашение – формы принятия и отказа;
Деловые поздравления и подарки: формы, особенности и специфика (варианты
подарков, особенности упаковки, протокол вручения,
национальная специфика, «журнал и база» подарков, подарки госслужащим),
протокольный букет;
Соболезнования;
Дорожный этикет. Командировка: этикет общественного транспорта (самолет,
поезд);
Бизнес-ланч - ресторанный этикет: выбор места для встречи, искусство Small Talk –
выбор темы для разговоров за столом, оплата счета, столовый этикет и типичные
ошибки.
14. Психология
Устинова Дарья (8 ч.)
Приятное знакомство. Рассказываем о себе в креативной форме.
Определяем ожидания от тренинга. Ставим цели, задачи. Творим.
Организационные моменты. Правила, этика, конфиденциальность.
Упражение «Ice breaker».
Рассказываем о своих трудностях, заботах, боли, ограничениях и потери
активности.
Определяем «пожирателей времени и энергии».
Чистим себя и пространство. Тело нам в помощь.
Повышаем самооценку и уверенность в себе. Практики ассертивности.
Обсуждаем домашнее задание.
Эмоциональный интеллект.
Знакомимся с базовыми эмоциями.
Учимся управлять интенсивностью эмоций.
Развиваем самоконтроль и адаптивность.
Тренируем техники самомотивации и снятия психологического напряжения.
Мобилизуем ресурсы, выстраиваем конструктивные отношения в жизни.
Диагностика своего эмоционального состояния.
Определение боли, телесных зажимов.
Сканирование негативного пережитого опыта на теле.
Мое (не) любимое тело. Язык моего тела, мои психологические жесты.
Осознание языка тела окружающих.
Как меня видят другие.
Практики релаксации.
Питание. Фитнес. Сознание. Дисциплина.
Ты есть то, что ты ешь. Как применять практики ПП на работе.
Тело хочет быть сильным. Женские секреты.
Все в ваших руках. Разоблачение аппетита.
Осознание своих ценностей и источников энергии.
Эмоциональные приемы мотивации и вдохновления других.
Женственность как часть жизни. Как наслаждаться собой и радовать окружающих.
Улыбка, релакс и восполнение своих ресурсов.
15. Travel-поддержка. Организация командировок и поездок руководителя
Ольга Горбачева (3 ч.)
Пошаговый чек-лист организации командировок и путешествий;
Самостоятельное бронирование: на чем можно сэкономить?
Транспортные секреты и лайфхаки.
16. Работа с несколькими руководителями. Работа в паре
Екатерина Коротина (1,5 ч.)
Один босс хорошо, а три лучше. Как справляться со всеми задачами и не забыть о себе?
Главные принципы работы с несколькими руководителями;
Работа в "четыре руки": основные правила работы ассистентом в паре
17. Организация корпоративных мероприятий
Александра Иванова (3 ч.)
Пошаговый план подготовки корпоративного мероприятия;
Как составить программу праздника?
Как и на чем можно сэкономить при подготовке мероприятия?
18. Авансовые отчеты/командировки
Ирина Просекова (3 ч.)
Подготовка к командировке:
Узнаем, какие бывают отчетные документы;
Типы командировок:
Отличие российских и международных командировок;
Правила оформления документов:
Научимся правильно формулировать цель и результат командировки;
Подготовка отчетных документов после командировки:
Научимся составлять грамотный авансовый отчет, служебные и объяснительные записки;
Что такое представительские расходы, когда они возникают и зачем:
Узнаем, как оформлять и списывать расходы руководителя;
На практическом занятии, научимся оформлять все необходимые документы и разберем
особые случаи.
19. Взаимодействие с высшими органами государственной власти
Ирина Просекова (1,5 ч.)
Узнаем все о взаимодействии с высшими органами государственной власти;
Подготовим обращений в высшие органы государственной власти, рассмотрим примеры
оформления и узнаем секреты, чтобы они дошли до адресата.
20. Юридические аспекты работы персонального ассистента
Ольга Трохачева (1,5 ч.)
Учимся понимать договор и самые важные условия;
Как самостоятельно составить юридический документ;
Работа с контрагентами: на что еще нужно обратить внимание.
21. HR-менеджмент: управление административным персоналом. Основы
лидерства
Александра Иванова (3 ч.)
Как распределить функционал среди сотрудников административного блока?
В чем секреты эффективного отбора и обучения персонала?
KPI административного персонала.
Как разработать систему мотивации и контроля сотрудников?
22. Управление проектами. Метод One Page Project Management (OPPM).
Ментальные карты Mind Map
Евгения Новикова (3 ч.)
Как правильно ставить цели по S.M.A.R.T.?
Использование Mind Map в управлении проектами;
Практические навыки управления проектами по системе One Page Project Manager.
23. Финансовая грамотность и активы руководителя
Нина Поляничева (3 ч.)
Виды финансовой отчетности;
3 основные формы отчетности;
Что такое активы?
Какая структура активов эффективна?
Зачем нужен семейный офис?
Цели и задачи семейных офисов
Чем на самом деле занимается семейный офис: цели, задачи, функции;
В чем отличие финансирования от инвестирования?
Оффшоры – законно ли это?
24. Ассистент на страже личного бренда руководителя
Яна Макаренцева (1,5 ч.)
Позиционирование босса во внешнем мире;
Как подготовить босса к интервью, что можно и нужно говорить;
Как написать статью и зачем стоит тратить на это время.
